Politique de confidentialité

1. Responsable et coordonnées

La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assumée par la présidence de Codamis Inc. Vous pouvez lui adresser une question, une demande ou une plainte au moyen de notre formulaire de contact, en précisant l’objet de votre démarche dans le message, ou par la poste :

Codamis Inc. — Responsable de la protection des renseignements personnels
6300, avenue Auteuil, bureau 505-176
Brossard (Québec) J4Z 3P2

2. Renseignements recueillis

Le formulaire recueille votre nom, votre adresse courriel, le type de projet et votre message. Vous pouvez aussi fournir le nom de votre organisation, un numéro de téléphone, un budget approximatif et un échéancier. La langue du formulaire est transmise avec la demande. Les champs obligatoires sont identifiés ; sans ces renseignements, le formulaire ne peut pas transmettre la demande.

Des renseignements techniques, notamment l’adresse IP et des informations relatives aux requêtes, peuvent être traités par l’infrastructure d’hébergement pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site. Le mécanisme de protection du formulaire utilise l’adresse IP en mémoire pour limiter les envois abusifs.

Veuillez limiter votre message aux renseignements nécessaires à votre demande et éviter d’y inclure des mots de passe, des données de paiement ou des dossiers personnels concernant vos clients.

3. Utilisation et communications

Les renseignements servent à comprendre votre besoin, vous répondre, préparer une proposition lorsque vous le demandez, assurer le suivi de nos échanges et protéger le site contre les abus. L’envoi d’un formulaire ne vous inscrit pas à une infolettre.

Codamis ne vend ni ne loue vos renseignements personnels. Ils peuvent être communiqués aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin pour traiter votre demande, exploiter les services techniques ou respecter une obligation légale.

4. Hébergement et fournisseurs

Le site et la fonction de contact utilisent Microsoft Azure. Les demandes sont transmises par courriel à Codamis au moyen d’Azure Communication Services, puis traitées dans notre messagerie. Le formulaire ne crée pas de dossier dans une base de données du site ; cela ne signifie pas que le courriel et les traces techniques des fournisseurs sont immédiatement supprimés.

Selon les services et les infrastructures concernés, certains renseignements peuvent être traités à l’extérieur du Québec ou du Canada. Les obligations applicables à ces communications, notamment l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsqu’elle est requise, doivent être respectées.

5. Témoins et services Google

Le site n’intègre pas d’outil d’analyse d’audience, de publicité ou de témoin de profilage. Les polices sont chargées depuis Google Fonts : votre navigateur communique alors avec les serveurs de Google, qui reçoivent notamment votre adresse IP.

Sur la page Contact, Google Maps est chargé uniquement lorsque vous cliquez sur « Afficher la carte ». Le lien vers Google Maps ouvre également un service externe. Google peut alors traiter des renseignements techniques et utiliser ses propres témoins. Consultez la politique de confidentialité de Google pour connaître ses pratiques.

6. Conservation

Les demandes et les échanges sont conservés dans notre messagerie pendant le temps nécessaire à leur traitement et à leur suivi, ainsi que pour satisfaire aux obligations légales applicables. La durée dépend notamment de la nature de la demande et de l’existence d’une relation contractuelle.

Les données techniques et les copies de sauvegarde peuvent suivre les cycles de conservation des fournisseurs concernés. Vous pouvez communiquer avec le responsable pour obtenir des précisions sur les renseignements qui vous concernent ou demander leur suppression, sous réserve des obligations de conservation applicables.

7. Sécurité

Le site utilise HTTPS. Le formulaire vérifie les renseignements transmis et comporte des mécanismes contre les envois automatisés et excessifs. Son journal applicatif ne consigne pas le contenu des messages ; l’infrastructure peut produire ses propres journaux techniques.

Aucun moyen de transmission ou de stockage n’élimine tous les risques. En cas d’incident de confidentialité, Codamis est tenue de prendre les mesures de protection, de documentation et de notification exigées par la législation applicable.

8. Vos droits et les plaintes

Selon la loi applicable et les circonstances, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait d’un consentement ou une copie dans un format technologique approprié. Une demande de suppression peut aussi être présentée, sous réserve des obligations légales. Le retrait d’un consentement peut limiter notre capacité à donner suite à votre demande.

Adressez votre démarche au responsable indiqué ci-dessus. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire avant de communiquer ou de modifier des renseignements. Les demandes sont traitées dans les délais légaux applicables.

Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou à l’autorité de protection de la vie privée compétente.

9. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution du site, de ses fournisseurs ou des pratiques de Codamis. La date de mise à jour apparaît au début de la page. Les changements sont communiqués et les consentements requis sont obtenus lorsque la loi l’exige.